포미에 엄마라고 불리는 이들이 있다?

아침에 눈을 뜨면 차려져 있는 밥상.

하교하고 돌아오면 반듯하게 개어져 있는 이불.

좋아하는 음식들로 가득 채워져 있는 냉장고.

너무나도 당연하게 누렸던 이 모든 것들이 엄마라는 존재가 있었기에 가능했음을 성인이 된 지금에서야 깨달았던 것 같아요.

내가 어떠한 음식을 좋아하는지, 현재 기분은 어떤지 등을 늘 곁에서 관심 가지고 세심하게 챙겨준 엄마처럼, 동료분들이 포미에서 생활하는 동안 무엇이 필요한지, 불편함을 느끼는 부분은 없는지 등을 함께 고민하고 해결해 주는 팀, 저는 오늘 여러분에게 컬처&피플 그룹의 라이프 매니지먼트팀을 소개하고자 합니다.

우리 함께 라이프 매니지먼트팀의 리더, 준수님을 만나 이 팀이 포미에서 어떤 역할을 담당하고 있고, 동료들에게는 어떠한 가치를 제공하고 있는지 살펴볼까요?

안녕하세요. 21년도 6월에 입사하여 약 1년 4개월째 포미와 함께하고 있는 라이프 매니지먼트팀의 리더, 지준수 입니다. 여러 회사가 선택지로 놓인 가운데, 제가 포커스미디어를 선택한 이유는 이곳이라면 총무 업무의 전반적인 분야를 경험해 볼 수 있을 것이란 확신이 들었기 때문이에요.

이직할 당시의 저는 총무 업무를 A부터 Z까지 해볼 수 있는 회사와 함께하고 싶다는 생각이 컸어요. 그 이유는 이전 직장의 규모가 크다 보니, 세분화된 각 업무 별 담당자가 지정되어 있어  제가 할 수 있는 업무 범위가 한정적이었기 때문이에요. 아무래도 회사의 규모가 커질수록 자연스레 하나의 업무에 투입되는 리소스가 늘기 때문에 그랬던 것 같아요. 예를 들어, 회사 내 공기청정기를 도입한다 하면 구매해야 하는 대수도 많을뿐더러 그에 비례하게 설치 시간도 그만큼 소요되니, 한 사람이 다른 업무에 투자할 수 있는 시간적 여유가 부족한 거죠.

그래서 다음에 함께할 회사를 찾을 때는 회사 규모, 근무 인원수를 파악해 제가 할 수 있는 총무 업무의 범위가 어느 정도인지 짐작하는 것을 우선으로 했어요. 근무 인원수가 약 200-400명 정도만 된다면, 제가 주도적으로 더 다양한 총무 업무를 담당할 수 있으리라 생각했죠.

포미의 라이프 매니저는 동료분들이 각자의 역할에 보다 더 몰입할 수 있도록 안전하고 쾌적한 환경을 만들어 나가고자 해요. 집으로 따지자면 엄마와 같은 역할을 담당하는 거죠.

이를 위해, 저희는 동료분들이 매일 이용하시는 사무공간 관리, 자산 관리(비품, 법인차량), 복리후생(경조사, 생일, 법인택시), 부동산 계약 운영 등과 같은 전반적인 총무 업무 기획과 운영을 담당하고 있어요.

라이프 매니저인 저(지준수)와 도형님, 효민님이 각각 담당한 업무에 대해 좀 더 구체적으로 설명드리면 다음과 같아요. 우선은 효민님, 도형님이 이전에 해 왔던 업무들을 반영하여 아래와 같이 업무 분장을 했는데요. 아무래도 하던 업무만 계속할 경우, 각자의 커리어에 한계가 생길 것이기에, 추후에는 서로의 업무를 교대해 업무 범위를 확장시켜 드릴 예정이에요.

정말 많은 것들이 떠오르는데요. 그중 총무 업무를 일원화 시킨 것이 가장 기억에 남아요.

제가 입사하던 21년도 6월, 당시 포커스미디어는 총무 업무가 여러 팀 안에 파편화되어 있었어요. 명함 제작을 위한 정보 취합부터 인테리어 시공, 부동산 계약 등의 업무 담당자가 모두 달랐기에 크고 작은 어려움들이 존재했죠. 그래서 흩어져 있는 업무들을 일원화 시키는 것을 시작으로 라이프 매니저의 역할이란 무엇인지, 동료들의 생활을 이롭게 할 수 있는 새로운 과제들은 또 무엇이 있는지에 대해 적극적으로 고민하고 발굴, 실행해 나가기 시작했어요. 이에 대해 간단히 말씀드리자면 다음과 같아요.

기존에는 생일을 맞이한 동료분께서 원하는 선물을 직접 선택할 수 없다는 다소 미흡한 부분이 존재했어요. 그래서 동료분들의 일 년에 단 한 번뿐인 생일을 어떻게 하면 더 의미 있게 챙겨드릴 수 있을까 고민했죠. 그 결과, 확대된 예산을 바탕으로 동료분이 원하는 선물을 직접 선택할 수 있는 생일 24를 도입하게 되었어요.

생일 24는 기획부터 운영까지의 모든 업무를 도형님께서 책임감 있게 담당하고 계신데요, 이러한 과정에서 동료분들의 더 나은 생활을 만들어간다는 것에 대한 성취감은 물론 라이프 매니저가 하는 일에 대한 가치도 함께 만들어 주고 계시답니다.

‘포미 생활에서 동료분들에게 가장 필요한 것이 무엇일까?’라는 고민 끝에 생각해낸 우산 대여함 운영은 결과적으로 동료분들에게 긍정적인 피드백을 많이 받은 업무였어요. 장마 시즌에 맞춰 운영하기 위해 효민님, 도형님과 비가 오기만을 기다리며 기상예보를 자주 들여다본 것이 기억에 남네요.

커피 머신기를 렌탈한 이후, 제가 먼저 제안하지도 않았음에도 불구하고 도형님이 알아서 각 커피캡슐 마다의 향, 강도 등의 설명 스티커를 붙여 주신 게 흐뭇했어요. 동료분들에게 필요한 사소한 것들도 알아서 잘 찾는구나, 성장하고 있구나 싶기도 했고요.

포미 동료분들은 개개인이 업무하는 과정에서 필요한 물품을 언제든지 사업장 별 지정된 사무용품 구입처에서 구매 후 사용하실 수 있었는데요. 이와 별개로 저희 라이프 매니저들은 동료분들의 업무 효율 증대를 위해 상시 이용할 수 있는 사무용품 보관함을 추가로 운영하기로 결정했어요. 사진에서 확인할 수 있는 것처럼 동료분들의 니즈를 제때 반영한 업무 중 하나였죠.

이처럼 다양한 업무들을 해오고 있지만, 사소한 것을 바꾸는 것이 우리 동료분들께는 가장 크게 다가오는 것 같아요. 예를 들면 이사가 필요할 경우, 업체를 활용한다거나 등기를 일괄 수령해 누가, 누구에게 보낸 것인지 메일로 안내해 주는 것과 같은 것들처럼요.

10여 년간 총무 업무 경험을 통해 해본 것들 중 동료분들의 만족도가 높았던 것, 긍정적인 피드백이 오갔던 것을 포미에도 적용시켜 나가고 있어요.

그리고 저라면 현재 포미 생활에서 가장 필요한 것이 무엇일지에 대해  많이 고민하는 편이에요. 제게 필요한 것이라면 분명 포미의 몇몇 동료분들도 필요로 하고 있을 것이라 생각하기 때문이죠. 추가로 ”이런 것이 좀 개선되었으면 한다.” 와 같은 동료분들의 의견에 귀 기울이려고 노력하고 있어요. 이렇게 얻은 업무 개선점들은 각 사무공간 컨디션에 따라 형평성 있게 적용하고자 하고요.

동료분들이 보다 더 업무에 몰입할 수 있도록 안전하고 쾌적한 업무 환경을 제공하고 있다고 생각해요. 아무래도 기존에는 라이프 매니저라는 존재가 없었기에, 동료분들이 업무하는 과정에서 필요로 하는 것들을 세심하게 챙기지 못했을 거예요. 그러나 지금은 저희가 선제적으로 동료분들에게 필요한 것이 무엇인지를 발굴해 별도의 도움을 드리고 있죠.

이를 위해, 저희 라이프 매니지먼트팀은 정기적인 일정을 잡아 동료분들이 일하는 사무공간을 전체적으로 둘러보려고 해요. 동료분들이 불편함을 느껴 개선 요청을 하시기 전에, 저희가 먼저 챙기려고 하는 거죠.

현재 함께하고 있는 라이프 매니저 두 분, 효민님과 도형님이 업무하는 과정에서 동료분들로부터 긍정적인 피드백을 많이 받으며 자존감, 성취감이 높아지기를 개인적으로 바라고 있어요. 이를 위해, 작은 업무더라도 본인 스스로 A부터 Z까지 전담할 수 있도록 효율적인 업무 프로세스를 만들어 드리고자 해요. 본인이 담당할 수 있는 업무 범위를 확장시킬 수 있도록 말이죠.

그리고 조직 내에서 우리의 역할을 보다 잘 수행하기 위해 동료분들과의 원활한 커뮤니케이션을 제1의 원칙으로 지켜오고 있어요. 동료분들이 원하는 때에 업무에 필요한 것들을 바로 제공해 드리면 좋지만 그러지 못하는 경우도 종종 있잖아요. 이럴 때일수록 동료분들께 현재 어떤 상황이고, 왜 제공하기 어려운지 등에 대해 구체적으로 답변 드리는 것이 중요하죠. 이런 소통 하나하나가 동료분들과의 신뢰 잔고를 쌓아나가는데 큰 도움이 된다고 생각하거든요. 그래서 효민님, 도형님에게 어떠한 상황이더라도 동료분들에게 필요한 정보를 구체적이고 친절하게 제공하여 좋은 관계를 쌓아나가야 한다고 항상 강조하고 있어요.

공간과 사람을 향해 있는 분이 함께하면 좋을 것 같아요.

저는 총무 업무를 하는 사람이라면 늘 주변에 관심이 많아야 한다고 생각해요. 사용자 입장에서의 관심을 바탕으로 실제 사용해 보고 이것이 현재 동료분들의 업무 환경에 필요한지, 더 나은 환경을 제공하려면 또 어떤 것이 추가로 필요한지 지속적으로 고민해야 우리가 목표로 하는 좋은 환경을 만들어 나갈 수  있기 때문이에요.

포미에서 생활하시면서 일을 더 잘하기 위해 필요한 환경, 즉각적으로 도움이 필요한 부분이 있으시다면 언제든 저희 라이프 매니저를 찾아주세요. 최대한 빠르게 도움 드릴 수 있도록 함께 고민하고 노력하겠습니다.